Башгоспедуниверситет создает электронный архив

Отдел документационного обеспечения БГПУ им. М. Акмуллы приступил к оцифровке фондов архива. На сегодняшний день в электронный вид уже переведены личные дела выпускников 1971 года.

Преимущества электронного архива перед архивом бумажным очевидны. Электронный архив позволяет принципиально решить проблему оперативного доступа. Эффективность использования документов многократно повышается за счет удобства электронного архива, возможности одновременной работы с одними и теми же документами, быстрого создания и анализа по заданному признаку подборок документов. Бумажные документы должны храниться при особых условиях: в помещении при температуре не ниже 15 градусов и влажности не более 55%, а цифровые документы не разрушаются со временем и могут храниться практически вечно. Кроме того, решается проблема целостности документации, а при правильной организации хранения электронных документов их несанкционированные удаление и модификация невозможны. Кстати, оцифровка проводится с помощью специального сканера, делающего мгновенные снимки и расшифровывающего документ без содержательных потерь.

«Кроме очевидно исключительно технических преимуществ, хочется отметить и большой плюс для наших потребителей. Например, в вуз часто обращаются выпускники, нередко очень давних лет, которым требуется подтверждение прохождения обучения, копии каких-либо документов и пр. Теперь будет гораздо легче отвечать на их запросы, пользуясь базой электронного архива», - отмечает проректор по информационным технологиям Илья Кудинов.

Перевод архивного фонда в электронный вид и создание электронного архива стали необходимым условием информационной поддержки работы университета. Хочется отметить, что электронный архив БГПУ им. М. Акмуллы будет первым среди всех вузов республики.