В архивах Администрации Уфы хранятся документы с 30-х годов прошлого века

Архивный отдел Администрации Уфы располагает 306 фондами, в которых хранится более 123 тысяч дел, начиная с 30-х годов прошлого века. В основном, это управленческая документация (постановления, распоряжения главы администрации города и районов Уфы) и документы по ликвидированных предприятий города. Об этом на очередном оперативном совещании 9 августа 2016 года сообщила начальник архивного отдела Администрации ГО город Уфа Ольга Владимировна Нечаева, выступив с докладом о перспективных направлениях деятельности отдела.

Архивный отдел создан в 1992 году и является структурным подразделением Администрации города. В 1993 году в составе отдела был образован Центр хранения документов по личному составу ликвидированных организаций – один из первых в Российской Федерации. Два архивохранилища имеют общую площадь 846,6 кв.м.

Основной задачей архивного отдела является обеспечение соблюдения архивного законодательства на предприятиях, в организациях и учреждениях города. Отделом ведется учет документов, их хранение и использование.

В целях информатизации, упрощения процессов обработки запросов населения и организаций в соответствии с долгосрочной городской целевой программой по развитию архивного дела архивная информация переводится на цифровые носители. Работа ведется в трех направлениях. Первое – ввод учетных данных из описей фондов в федеральную программу «Архивный фонд». Второе – оцифровка научно-справочного аппарата, перевод имеющихся бумажных описей в электронную форму. На данный момент оцифрованы описи 95 фондов. На электронные носители переведены исторические справки объединенных архивных фондов ликвидированных негосударственных предприятий всех семи районов Уфы. Третье – целенаправленное формирование научно-справочного аппарата: указателей и справочников (тематических, географических, предметных и т.д.), внутренних описей дел (указатели по фамилиям, по адресам, по объектам недвижимости и т.д.).

Модернизация информационно-поисковых систем по архивным документам идет постоянно – по мере приема документов на хранение обновляется электронная Книга учета поступлений документов по личному составу ликвидированных предприятий. Этот раздел базы данных передан для работы в городские отделения Пенсионного фонда РФ и размещен на официальной странице архивного отдела.

В   рамках оказания муниципальных услуг в 2015 году исполнено более 14 тысяч запросов. Динамика количества поступлений запросов за последние годы характеризуется ежегодным ростом.

Регулярно проводятся экскурсии для студентов Башкирского государственного педагогического университета имени М. Акмуллы, Башкирской академии государственной службы и управления при Главе Республики Башкортостан, Уфимского государственного авиационного университета, Уфимского государственного колледжа технологии и дизайна.

В 2015 году проведены выставки архивных документов, посвященные 70-летию Победы в Великой Отечественной войне и 25-й годовщине провозглашения Декларации о государственном суверенитете Республики Башкортостан.

Федеральным законом № 43-ФЗ «О внесении изменений в федеральный закон «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.» сокращены с 75-ти до 50-ти лет сроки хранения документов по личному составу предприятий, созданных начиная с 2003 года.

Это стало возможным в результате проведенной работы по внедрению с 1997 года Программы индивидуального персонифицированного учета. В этой программе отражены сведения по трудовому стажу и фиксируются отчисления по зарплате всех работающих граждан. Внесение в эту базу данных сведений по трудовым отношениям и позволило пересмотреть сроки хранения документов.

- Эти изменения касаются каждого из нас, особенно руководителей предприятий, так как именно новым сроком хранения мы будем руководствоваться при работе с документами по личному составу, – пояснила Ольга Нечаева. – Для изучения этого закона и новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в апреле этого года» был проведен семинар-совещание с участием 180 сотрудников учреждений-источников комплектования архива.

Сегодня основными направлениями развития отдела являются решение вопроса расширения площадей архивохранилищ; развитие электронных услуг для граждан – они должны быть максимально доступными как по темам, так и по способам получения информации; дальнейшее развитие взаимодействия в электронном виде с органами государственной и муниципальной власти в рамках оказания государственных и муниципальных услуг.

В ходе совещания глава Администрации ГО город Уфа Ирек Ишмухаметович Ялалов дал поручение архивному отделу провести анализ по поступающим в архив обращениям за последние два-три года: кто обращается, возраст, профессия и социальный статус. Это необходимо для лучшего понимания, кто чаще работает с архивными данными.