Переход на электронные трудовые книжки

30 января 2020 года в Управлении кадрового обеспечения и муниципальной службы Администрации ГО г. Уфа проведён семинар-совещание с руководителями кадровых служб на тему перехода с января 2020 года на электронные трудовые книжки. Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика».

С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.

Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.

• у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
• тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.

Что необходимо предпринять?

1. До 1 июля 2020 года уведомить работников о переходе на электронную форму.

(о том, что:

• сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;
• работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки).

2. Выдать работникам бланки заявлений.

Два варианта заявления:

• заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
• заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.

(До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее).

3. Проверить бумажные трудовые книжки на предмет правильности их заполнения.

Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.

Что именно проверить в действующих бумажных трудовых книжках:

- Личные данные работников (ФИО, даты рождения, образование, специальность);

- Даты о приемах, переводах и увольнениях;

- Названия компаний и должностей;

- Наличие печатей;

- Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;

- Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;

- Наличие записей о переводах;

- Формулировки записей об увольнении.

(Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке)

4. Подготовиться к сдаче новой отчетности.

С 1 января 2020 года у работодателей появится новая обязанность — представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД. Первый отчёт необходимо сдать уже 17.02.20 г. через интернет и далее ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 2020 года нужно сдавать налоговую отчетность по НДФЛ только в электронном виде, касается отчётности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если численность 10 человек и более. Срок сдачи 02.03.20 г.

Какие преимущества даёт электронная трудовая книжка:

- Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.

- Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.

- Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.

- Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.

- Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.

- Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.

- Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.

- Высокий уровень безопасности и сохранности данных.